Etiketten zur Dokumentenarchivierung

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumenten-Management-System archivieren und verwalten Sie Belege und Dokumente Ihrer Geschäftspartner. Durch Eingabe eines Suchbegriffes sind Sie in der Lage jederzeit Auskunft zu geben. Postein- und -ausgang sowie Dokumentenbearbeitung werden beschleunigt, Durchlaufzeiten reduziert.

Um eine schnelle und sichere Erfassung bzw. Zuordnung Ihrer Belege und Dokumente zu gewährleisten, werden Ihre Schriftstücke mit einem Barcode-Aufkleber gekennzeichnet. Diese Barcodeetiketten sind nach Ihren Vorgaben mit einem individuellen Barcode und Nummernkreis versehen. Trennetiketten mit gleichem Inhalt (statisch) sind ebenfalls möglich.

Die so gekennzeichneten Schriftstücke können anschließend gescannt und digital archiviert werden. Anhand der Dokumentennummer können die Belege jederzeit über ein Dokumentenmanagementsystem aufgerufen, gesichtet und ausgedruckt werden.

Etiketten zur Dokumentenarchivierung werden in der Regel auf Rolle nach Ihren Vorgaben (Barcodetyp, Format, Nummernkreis usw.) gefertigt, ggf. von Ihnen mit einem Etikettendrucker direkt vor Ort (Inhouse) erstellt.

 

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Um ein digitales Erfassen und Auslesen von Belegen zu beschleunigen, kürzere Durchlaufzeiten und eine Vereinfachung bei wiederkehrenden Prozessen zu erreichen, werden beispielsweise Eingangsrechnungen (ER), Lieferscheine und andere Belege mit leistungsstarken Hochleistungsscannern erfasst.

Eine sichere Zuordnung wird durch den Einsatz von Barcodeetiketten mit fortlaufender Nummerierung erreicht. So kann jeder Beleg mit einer einmaligen Nummer gekennzeichnet werden. Diese DMS-Etiketten gewährleisten eine schnelle und sichere Formularauslesung im zentralen Archiv und ermöglichen so eine hohe Zugriffs- und Verfügbarkeitsrate.

Selbstverständlich können die fortlaufend nummerierten Barcodeschilder ganz individuell nach Ihren Vorgaben erstellt werden. Unter Berücksichtigung des gewünschten Barcodetyps (bspw. Code 39, Code 128, Code 2a5interleaved, EAN-Code u.v.m.) werden die Seriennummern auf Wunsch mit angepasster Pre- und Suffix sowie ggf. mit Prüfziffer und Klartextzeile erstellt.

Vor der eigentlichen Auflagenfertigung erhalten Sie im Rahmen der Bestellung auf Wunsch einen Andruck Ihres Barcodes in Originalqualität zum Lesetest. So ist gewährleistet, daß die DMS-Etiketten einwandfrei innerhalb Ihres Systems auszuwerten sind. Sollten weitere Verbesserungen gewünscht sein, können diese noch rechtzeitig in die eigentliche Druckauflage einfliesen.

Häufig wird bei einer stapelweisen Dokumentenverarbeitung (bspw. manuelle Erfassung der eingehenden Post) mit weissen Trennblättern gearbeitet. Diese sorgen dafür, daß verschiedene Belege voneinander getrennt werden.

Zusätzlich können auch personalisierte Trennblätter zum Einsatz kommen, welche ggf. mit vorgefertigten Empfänger-, Personen- oder Gruppendaten versehen sind. Diese werden dann auf einen Stapel gelegt und später in einem Stück eingescannt. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet die erfassten Daten und verteilt die elektronischen Informationen nach den Empfängern in die entsprechenden Verzeichnissen.

Durch unsere Trennetiketten sind diese Maßnahmen nicht mehr erforderlich. Das Einsortieren der Trennblätter kann dadurch entfallen.

Nachstehend eine Auswahl an Zubehör für eine sichere Handhabung und optimale Erstellung von Barcodeetiketten:

Etikettenspender
Robuste und hochwertige Tischspendegeräte aus Metall zur reibungslosen Handhabung der Etikettenrollen. Unsere Etikettenspender zeichnen sich durch Ihren geringen Platzbedarf und einem hohen Standgewicht aus. Die Spender können bis zu 4 Etikettenrollen bei einer max. Gesamtnutzbreite von 212 mm aufnehmen. Üblich sind Etikettenspender für 1 bis 2 Barcoderollen (bspw. Eingangsrechnungen + Trennetiketten).

Blankoetiketten
Blankoschilder werden bei einer schnellen und flexiblen Kennzeichnung im eigenen Betrieb verwendet. Ihre Stärke liegt in der individuellen Beschriftung vor Ort und einer schnellen Verfügbarkeit. Die Materialien sind speziell für die Bedruckung im Thermotransferdruckverfahren vorgesehen. Entsprechend abgestimmte Farbbänder sind daher verfügbar.

Etikettenfarbbänder
Diese Farbbänder werden für die Bedruckung von Blankoetiketten benötigt. Der dabei zum Einsatz kommende Thermotransferdruck zeichnet sich durch ein brillantes Druckergebnis von Schrift, Barcode und Grafik aus. Durch eine einfache Handhabung des Etikettendruckers findet dieses Druckverfahren immer mehr Verwendung.

Etikettendrucker
Thermotransferdrucker sind speziell für den Druck von unterschiedlichen Etikettenmengen entwickelt. Sie zeichnen sich durch eine robuste, platzsparende und kompakte Bauweise aus. Ein Druck von Einzel- als auch Serienetiketten ist möglich. Der Ausdruck findent in kürzester Zeit statt. Das Etikett ist schnell verfügbar.

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